結婚式で遠方のゲストを招待するときは、宿泊するホテルの手配が必要になります。
そんなときに気になる疑問は、
アキ
そこで今回は、結婚式のゲスト宿泊手配で失敗しないために、手配時のマナーや段取りを解説していきます！
また、ホテル勤務経験がある筆者の目線ならではの「おもてなし度アップ」の手配方法、宿泊費用の節約方法も紹介するのでぜひ参考にしてくださいね。
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結婚式のホテルの手配は誰がどうする？
ホテルの手配や支払いは、できれば新郎新婦が頑張るのがベストですが、お財布的に厳しければその限りではありません。
ここでは「新郎新婦が頑張るべき理由」と「費用を一部負担にしたい場合の方法」などを紹介します！
予約も費用も新郎新婦が負担するのがベスト
ホテル探しから予約まで、宿泊費用もすべて新郎新婦が手配するのがベストです！
「ゲストそれぞれに予約してもらった方が、好きなプランやグレードで選べるから逆に親切じゃないの？」と考える人もいるはず。
でも、式場周辺の地理に不慣れなゲストが式場からのアクセスを考えつつ宿泊先を決めるのはとっても大変です。
結婚式は新郎新婦がゲストをお招きする側。
宿泊手配は、遠いところからふたりのために来てくれるゲストへのおもてなしのひとつと考えてくださいね。
ホテルの宿泊費の相場はどれくらい？
ホテルの宿泊費は朝食代込みで1泊ひとり1万円程度が相場です。
あまり高級すぎるとゲストに気を遣わせてしまうのでNG。
ビジネスホテルはもちろん、シティホテルのお手頃なプランをチェックしてみましょう。
アキ
ハル
ちなみに、私たちが紅葉シーズンの京都市内で、式の5ヶ月前に予約した提携ホテルの値段はこんな感じでした。
金銭的に難しければ一部負担もOK
遠方のゲストの交通費も負担することも考えると、宿泊費の全額負担は金銭的にも厳しい…という人もいますよね。
その場合は一部のみ新郎新婦が負担するというのも大丈夫です。
パターンとしては
- ホテル代は新郎新婦の全額負担で、交通費は一律でお車代として渡す
- ホテル代のみ新郎新婦の全額負担で、交通費はゲスト負担をお願いする
- ホテル代も交通費も、半額程度をお車代として渡す
という方法があります！
ちなみに、私たちの場合はパターン1で、宿泊費は全額負担し、交通費はお車代として一律1万円を渡しました。
ゲストそれぞれに交通機関が異なるので、一律にしておけば不公平感も出ず、新郎新婦の負担も減るのでおすすめです。
アキ
ホテル予約をスムーズに手配する方法は？
では、ここからはホテルの手配方法について。
忙しい結婚式準備の合間にスムーズに予約するためには段取りが重要です。
アキ
- 手配が必要かゲストに確認
- 部屋割を決める
- ホテルに予約
- ゲストに予約内容を伝える
- 前日までにホテルへ支払い
ハル
①ホテルの手配が必要かゲストに確認
まずは遠方のゲスト全員に、宿泊の有無を聞きます。
中には「観光したいからホテルは自分たちで手配したい」「親戚の家が近いからホテルはいらない」というゲストもいます。
「手配するね！」と断定で伝えてしまうと、「断るのが申し訳ない…」と思われてしまう場合も。
まずは「ホテルの手配が必要か」必要な場合は「こちらで手配しても大丈夫か」どうかを聞くのがベターです。
アキ
手配しても大丈夫なら次の5点を確認しておけば、後々の部屋割りがスムーズになります。
- 前泊か当日泊か
- 禁煙部屋か喫煙部屋か
- 相部屋の可否（友人の場合）
- 部屋の種類の希望
- 車の有無
ハル
②部屋割りを決める
宿泊ゲストが決まったら、次は部屋割りを決めます。
一般的なホテルの部屋タイプは5種類。
- シングル（単身のゲスト）
- セミダブル（小さな子どもと一緒に寝るゲスト）
- ツイン（カップルや夫婦、友人同士の相部屋）
- ダブル（カップルや夫婦）
- トリプル（夫婦+子ども、友人同士）
ホテルによっては和室が用意されている場合もあるので、この時点での部屋割りはだいたいでOKです！
③ホテルに予約する
条件に合うホテルが決まったら、部屋割りを元に空き状況を確認して予約をしましょう。
ネットから空きを見つけて予約する場合でも、団体予約だと分かるようにまずは電話をすると、フロアを近くするなどホテル側が配慮してくれます。
④ゲストに予約内容を伝える
宿泊予約が完了したら、ゲストに宿泊先の情報を伝えます。
メールで宿泊先のホームページのURLを送ったり、年配のゲストならパンフレットを送付してあげると親切です。
招待状を送る際にも、再確認として宿泊先の案内を記載してくださいね。
⑤宿泊費の支払いは前日までに済ませる
ビジネスホテルは前払いのところが一般的。
宿泊者が確定してから結婚式当日までの間にホテルに出向き、支払いと挨拶を済ませておきましょう。
もちろん、宿泊内容の最終チェックも忘れずに！
おもてなし度がアップする4つのポイント！
ホテルの手配はスムーズなだけじゃなく、ゲストへの感謝の気持ちが伝わるような配慮ができたらステキですよね。
ゲストにおもてなしの気持ちを伝えるために、気をつけたい4つのポイントをお伝えします。
式場から近いホテルを選ぶ
ゲストをおもてなししたい！と考えると、人気のホテルや付加価値のあるホテルを選びがちです。
でも結婚式が終わったゲストは、何よりも早くホテルに着いてゆっくり休みたい！という人が多いはず。
特別感があることよりも式場から近く、悪天候でもスムーズに宿泊先にたどり着けるところを選ぶのがおすすめです。
ゲストごとにフロア分けすると◎
ホテルで過ごす時間は、ゲストにとってリラックスできる空間であってほしいですよね。
ゲストがみんな同じフロアだと鉢合わせする機会も多く、そのたびに挨拶をしなければいけないとお互いに気疲れしてしまいます。
そのため親族ゲストは新郎側と新婦側に、さらに友人ゲストとでフロアを分けするのがベター！
可能なら、親族と友人とでホテルを分けるのもいいですね。
部屋割りは子どもに配慮して
部屋割りで特に気を付けたいのは小さなお子さんがいるゲスト。
シングルに添い寝は、ベッドから落ちてしまう心配があります。
その場合は和室があれば和室を、洋室ならツイン同士をくっつけてもらえるようホテル側に依頼しておくと喜ばれます。
宿泊者リストでミス防止
宿泊者の名前と部屋割りが決まったら、宿泊者の名前と部屋タイプを記入したリストを作りましょう。
宿泊部屋や名前にミスがあると、おもてなし度も大幅ダウン。
リストをホテルと共有しておけば、ミスはもちろんホテル側とのトラブルも防げます。
ホテル予約の節約のポイント！
最後にチェックしたいのは節約ポイント。
宿泊費用が少しでも安くなれば、その分をゲストの交通費にまわすこともできますよね。
ビジネスホテルで働いていた筆者の経験から、ホテル予約の節約ポイントをご紹介します！
早めの予約がお得
ホテル予約にはたいてい早割りプランがあって、早ければ早いほどお得になります。
空き状況の観点からも予約は早めが安心。
観光地の場合には、宿泊人数が確定しなくてもとりあえずおさえる！というのもアリです。
アキ
キャンセルすると迷惑にならない？と気になりますが、全部をキャンセルしたり、連絡なしで突然キャンセルをしなければ大丈夫！
ただ、宿泊施設によっては数週間前からキャンセル料が発生する場合があるので注意してくださいね。
・婚礼の仮予約であること
・なのでキャンセルの可能性がある
・いつから、いくらキャンセル料が必要？
公式サイトから予約するとお得
宿泊をネットで予約する場合、色々な予約サイトがあってどれが一番安いのか迷ってしまいますよね。
ホテルの予約は、ホテルの公式ホームページからの予約が一番お得になっています！
まずはホテルの公式サイトをチェックしてくださいね。
まとめ
以上、結婚式の遠方ゲストのためのホテルの手配マナーや、手配方法をご紹介しました！
段取りやゲストのために配慮すべきポイントがわかっていれば、結婚式のホテル予約も安心です。
式の準備と平行しての手配もスムーズに済みます。
ゲストに「参列してよかった」と思ってもらえるように、おもてなしを伝える予約方法で感謝の気持ちをかたちにしてくださいね。
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